POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y PRIVACIDAD DE LA INFORMACIÓN
HPC (Horizontal Property Control) está comprometida con su privacidad y con el adecuado manejo de su información personal, razón por la cual lo invitamos a leer la presente información:
HPC (Horizontal Property Control). Domiciliada en Cali, con dirección: Carrera 46 # 3ª- 140, correo electrónico info@segurdiez.com pone a conocimiento de los Titulares de los Datos Personales que sean tratados de cualquier manera por HPC (Horizontal Property Control), esta política de tratamiento de la información (la “Política”), dando cumplimiento con ello a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013. El propósito principal de esta Política es poner en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales los derechos que les asisten, los procedimientos y mecanismos dispuestos por HPC (Horizontal Property Control), para hacer efectivos esos derechos de los Titulares, y darles a conocer el alcance y la finalidad del Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales en caso de que el Titular otorgue su autorización expresa, previa e informada.
HPC (Horizontal Property Control), en el desarrollo de sus actividades comerciales recolectará, utilizará, almacenará, transmitirá y realizará diversas operaciones sobre los datos personales de los Titulares. En todo Tratamiento de Datos Personales realizado por HPC (Horizontal Property Control), los Responsables, Encargados y/o terceros a quienes se les transfiera Datos Personales deberán dar cumplimiento a los principios y reglas establecidas en la Ley y en esta Política, con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones de Ley de HPC (Horizontal Property Control). Estos principios son:
a) Autorización Previa: Todo Tratamiento de Datos Personales se llevará cabo una vez se haya obtenido la Autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo que la Ley establezca una excepción a esta regla.
b) Finalidad Autorizada: Toda actividad de Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a las finalidades mencionadas en esta Política o en la Autorización otorgada por el Titular de los Datos Personales, o en los documentos específicos donde se regule cada tipo o proceso de Tratamiento de Datos Personales. Los Datos Personales no podrán ser tratados por fuera de las finalidades informadas y consentidas por los Titulares de los Datos.
c) Calidad del Dato: El Dato Personal sometido a Tratamiento debe ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, HPC (Horizontal Property Control) deberá abstenerse de Tratarlos, o solicitar a su titular la completitud o corrección de la información.
d) Entrega de Información al Titular: Cuando el Titular lo solicite, HPC (Horizontal Property Control) deberá entregarle la información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan al solicitante. Esta entrega de información la llevará a cabo la dependencia de helpy encargada de la protección de datos personales.
e) Circulación Restringida: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados por aquel personal de HPC (Horizontal Property Control) que cuente con autorización para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrá entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con Autorización o no hayan sido Habilitados por HPC (Horizontal Property Control) para llevar a cabo el Tratamiento.
f) Temporalidad: HPC (Horizontal Property Control) no usará la información del titular más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al Titular de los Datos Personales.
g) Acceso Restringido: Salvo por los Datos expresamente autorizados, HPC (Horizontal Property Control) no podrá hacer disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se establezcan medidas técnicas y de seguridad que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas Autorizadas.
h) Confidencialidad: HPC (Horizontal Property Control) debe siempre realizar el Tratamiento disponiendo las medidas técnicas, humanas y administrativas que resulten necesarias para mantener la confidencialidad de los datos y para evitar que sea éste adulterado, modificado, consultado, usado, accedido, eliminado, o conocido por personas no Autorizadas o por personas Autorizadas y no Autorizadas de manera fraudulenta, o que el Dato Personal se pierda. Todo nuevo proyecto que implique el Tratamiento de Datos Personales deberá ser consultada esta Política de Tratamiento para asegurar el cumplimiento de esta regla.
i) Confidencialidad y Tratamiento Posterior: Todo Dato Personal que no sea Dato Público debe tratarse por los responsables como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y HPC (Horizontal Property Control) haya terminado. A la terminación de dicho vínculo, tales Datos Personales deben continuar siendo Tratados de conformidad con esta Política y con la Ley.
j) Individualidad: HPC (Horizontal Property Control) mantendrá de manera separada las bases de datos en las que tiene la calidad de Encargado de las bases de datos en las que es Responsable.
k) Necesidad: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados durante el tiempo y en la medida que el propósito de su Tratamiento lo justifique.
TRATAMIENTO Y FINALIDADES:
Los Datos Personales tratados por HPC (Horizontal Property Control) deberán someterse estrictamente únicamente a las finalidades que se señalan a continuación. Así mismo los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades:
a) Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones de registros comerciales, corporativos y contables de HPC (Horizontal Property Control).
b) Cumplir con los procesos internos de HPC (Horizontal Property Control) en materia de administración de proveedores y contratistas.
c)) Cumplir los contratos de servicios celebrados con los clientes, usuarios, beneficiarios y proveedores ya sean naturales o jurídicos.
d) Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes de HPC (Horizontal Property Control), con el fin de cumplir los contratos de servicios celebrados, incluyendo, pero sin limitarse a la verificación de afiliaciones y derechos de los individuos a los cuales los clientes de HPC (Horizontal Property Control) prestarán sus servicios, utilizar los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos.
e) Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.
f) El control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas y toda la información necesaria requerida por la Ley.
g) El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de HPC (Horizontal Property Control).
h) Procesos al interior de HPC (Horizontal Property Control), con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.
i) La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y operativos.
j) Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
k) Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de HPC (Horizontal Property Control).
DERECHOS DE ACCESO, RECTIFICACIÓN Y SUPRESIÓN:
De acuerdo con la Ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a HPC (Horizontal Property Control) o los Encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la Autorización otorgada a HPC (Horizontal Property Control), salvo que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria.
c) Presentar solicitudes ante HPC (Horizontal Property Control) o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley.
e) Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de HPC (Horizontal Property Control), cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento HPC (Horizontal Property Control) o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el Dato Personal en la base de datos del Responsable.
f) Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.
g) Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información.
h) Tener fácil acceso al texto de esta política y sus modificaciones.
i) Acceder de manera fácil y sencilla a los Datos Personales que se encuentran bajo el control de HPC (Horizontal Property Control) para ejercer efectivamente los derechos que la Ley les otorga a los Titulares.
j) Conocer a la dependencia o persona facultada por HPC (Horizontal Property Control) frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.
Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o documento de identificación original. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Así mismo podrán ejercer los derechos del Titular el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente.
ENCARGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES:
HPC (Horizontal Property Control) ha designado al administrador como Responsable de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con los Datos Personales. La persona encargada de Servicio al Cliente tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley y esta política.
Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con Datos Personales son: a) Recibir las solicitudes de los Titulares de Datos Personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o estas Políticas, como por ejemplo: solicitudes de actualización de Datos Personales; solicitudes de conocer los Datos Personales; solicitudes de supresión de Datos Personales cuando el Titular presente copia de la decisión de la Superintendencia de Industria y Comercio de acuerdo con lo establecido en la Ley, solicitudes de información sobre el uso dado a sus Datos Personales, solicitudes de actualización de los Datos Personales, solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley.
b) Dar respuesta a los Titulares de los Datos Personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.
Los datos de contacto del Servicio al Cliente son:
Dirección: Carrera 46 3ª 140, Cali, Correo Electrónico: info@segurdiez.com, Teléfono: 602 413 9022.
PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES:
1. Consultas:
HPC (Horizontal Property Control) dispondrá de mecanismos para que el Titular, sus representantes y/o apoderados, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen consultas respecto de cuáles son los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de HPC (Horizontal Property Control).
Estos mecanismos serán electrónicos a través del correo de Servicio al Cliente info@segurdiez.com, encargado de recibir las peticiones, quejas y reclamos.
Cualquiera que sea el medio, HPC (Horizontal Property Control) guardará prueba de la consulta y su respuesta.
a) Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 y el Decreto 1377, HPC (Horizontal Property Control) recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las bases de datos de HPC (Horizontal Property Control) y se la hará conocer al solicitante.
b) El Responsable de atender la consulta dará respuesta al solicitante siempre y cuando tuviere derecho a ello por ser el Titular del Dato Personal, apoderado, representante, o sea el responsable legal en el caso de menores de edad. Esta respuesta se enviará dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por HPC (Horizontal Property Control).
2. Reclamos:
HPC (Horizontal Property Control) dispone de mecanismos para que el Titular, su representante y/o apoderados, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen reclamos respecto de (i) Datos Personales Tratados por HPC (Horizontal Property Control) que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o (ii) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley de HPC (Horizontal Property Control). Esta solicitud Deberá contener los siguientes datos:
• El nombre y documento de identificación del Titular. • Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes). • Deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante. • Deberá acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer. • HPC (Horizontal Property Control) antes de atender el reclamo verificará la identidad del Titular del Dato Personal, su representante y/o apoderado.
Para ello puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, HPC (Horizontal Property Control) requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior de HPC (Horizontal Property Control) no es competente para resolverlo, dará traslado al responsable dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido el reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante.
Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de HPC (Horizontal Property Control) donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
3. Privacidad
Es interés de HPC (Horizontal Property Control) la salvaguardia de la privacidad de la información personal del Usuario obtenida a través de la página web de la entidad, para lo cual se compromete a adoptar una política de confidencialidad de acuerdo con lo que se establece más adelante.
Se entiende por información personal aquella suministrada por el Usuario para el registro, la cual incluye datos como hogar, nombre, tipo de documento, identificación, género, fecha de nacimiento, numero de contacto, correo electrónico.
El Usuario reconoce que el ingreso de información personal, lo realiza de manera voluntaria y ante la solicitud de requerimientos específicos por HPC (Horizontal Property Control) para acceder a los mecanismos interactivos. El usuario también comprende que los datos por él consignados harán parte de un archivo y/o base de datos que podrá ser usado por HPC (Horizontal Property Control) para efectos de surtir determinado proceso. El Usuario podrá modificar o actualizar la información suministrada en cualquier momento.
La información personal proporcionada por el Usuario está asegurada por una clave de acceso que sólo él conoce. Por tanto, es el único responsable de mantener en secreto su clave. HPC (Horizontal Property Control) se compromete a no acceder ni pretender conocer dicha clave. Debido a que ninguna transmisión por Internet es absolutamente segura ni puede garantizarse dicho extremo, el Usuario asume el hipotético riesgo que ello implica, el cual acepta y conoce.
HPC (Horizontal Property Control) no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento y/o conservación de datos en el sistema.
Igualmente, HPC (Horizontal Property Control) no podrá garantizar la disponibilidad de los servicios en línea y de la información que los usuarios requieran en determinado momento. Tampoco incurrirá en responsabilidad con el usuario o terceros, cuando su sitio WEB no se encuentre disponible.
HPC (Horizontal Property Control) no responderá en ningún caso y bajo ninguna circunstancia, por los ataques o incidentes contra la seguridad de su sitio WEB y/o APP o contra sus sistemas de información; o por cualquier exposición o acceso no autorizado, fraudulento o ilícito a su sitio WEB y/o APP, y que puedan afectar la confidencialidad, integridad o autenticidad de la información asociada con los contenidos y servicios que se ofrecen en él.
HPC (Horizontal Property Control) ha adoptado los niveles de seguridad de protección de los datos personales legalmente requeridos, instalando las medidas técnicas y organizativas necesarias para evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado y robo de los datos facilitados.
VIGENCIA:
Esta Política rige a partir del 14 de abril de 2021. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados.